KVKK Aydınlatma Metni
OkulAile Uygulaması – SiberUzay Teknolojileri A.Ş.
OkulAile uygulaması (“Uygulama”), okulların öğrenciler, veliler, öğretmenler ve okul yönetimi arasındaki iletişim ve bilgi paylaşım süreçlerini yürütmesini sağlayan bir platformdur. Bu kapsamda Uygulama üzerinden işlenen kişisel verilerin veri sorumlusu ilgili okul, veri işleyen ise SiberUzay Teknolojileri Anonim Şirketi’dir. İşbu Aydınlatma Metni, veri sorumlusu olan okullar adına, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kullanıcıların bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen
OkulAile uygulaması kapsamında kişisel verilerin veri sorumlusu, Uygulamayı kullanan ilgili okuldur (anaokulu, ilkokul, kolej, kurs vb.). SiberUzay Teknolojileri A.Ş. ise yalnızca bu okulların talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla faaliyet gösterir. Veri işleyen, kişisel veriler üzerinde kendi adına karar verme yetkisine sahip değildir ve verileri münhasıran veri sorumlusunun belirlediği amaçlarla işler.
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz; öğrenci, veli, öğretmen iletişiminin sağlanması, öğrenci kayıt ve eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, velilerin veya öğrencilerin bilgilendirilmesi, öğrencilerin akademik durumlarına ilişkin ölçme–değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, sosyal ve akademik etkinliklerin kayıt, arşiv ve bilgilendirme amaçlarıyla işlenmesi, öğrenciye ilişkin akademik ve idari bilgilerin paylaşılması, sağlık ve acil durum süreçlerinin yürütülmesi, uygulamanın işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması, ödeme ve muhasebe süreçlerinin yönetilmesi, teknik sorunların tespiti ve giderilmesi, destek hizmetlerinin sunulması, trafik verilerinin saklanması ve okul tarafından sunulan hizmetlerden yararlanabilmenizin temini amaçlarıyla KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler kapsamında işlenir.
İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Uygulama kapsamında; öğrenci ve veli adı soyadı, telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi gibi kimlik ve iletişim verileri; görsel kayıtlar; okul numarası, sınıf/şube bilgisi, devamsızlık bilgileriniz; öğretmen değerlendirmeleri; akademik performans ve not bilgileri; merkezi sınav sonuçları; mesajlaşma içerikleri; finansal, hesap ve işlem güvenliği verileri okul tarafından sağlanan bilgiler ve kullanıcı işlemleri aracılığıyla işlenebilir.
Öğrencilere ilişkin alerji, ilaç bilgisi, ateş ölçümü, sağlık durumu gözlemleri, boy - kilo ölçümleri, gelişim raporları, psikososyal duygu durumu değerlendirmeleri gibi bilgiler KVKK madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri niteliğindedir. Bu verilere ilişkin açık rıza alma yükümlülüğü ilgili okula aittir; SiberUzay yalnızca okulun talimatları çerçevesinde bu verileri işler.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler; okul yönetimi ve yetkili personel, ödeme kuruluşları, barındırma (hosting) hizmet sağlayıcıları, kanunen yetkili kamu kurumları ve adli mercilere zorunlu hallerde aktarılabilir. SiberUzay, veri işleyen sıfatıyla kişisel verileri hiçbir koşulda kendi adına işleyemez, üçüncü kişilere ticari amaçlarla devredemez.
Okulun Veri Sorumluluğu
Sisteme yüklenen görsel, video ve diğer kişisel veri içerikleri veri sorumlusu sıfatıyla okullar tarafından sağlanmaktadır. SiberUzay Teknolojileri, veri işleyen sıfatıyla hareket etmekte olup, bu içeriklerin KVKK kapsamında ilgili kişilerden (velilerden) gerekli açık rızaların okul tarafından alınmış olduğunu kabul eder.
Toplama Yöntemi ve İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, okul tarafından yönetilen sözlü, yazılı veya elektronik ortamlar aracılığıyla (fiziksel formlar, öğrenci kayıt evrakları, sözleşmeler, matbu belgeler, web sitesi, e-posta, şirket içi yazılımlar, mobil uygulama, görüntü ve ses kayıt sistemleri, sunucu logları ve teknik kayıtlar) otomatik ya da yarı otomatik yöntemlerle elde edilmektedir. Özel nitelikli kişisel verileriniz, KVKK’nın öngördüğü hukuka uygunluk sebepleri çerçevesinde ve gerekli durumlarda açık rızanıza dayanılarak ilgili okul tarafından toplanmakta; SiberUzay tarafından yalnızca okulun talimatları doğrultusunda işlenmektedir.
Kişisel verilerinizin işlenmesinde; kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasının gerektirmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk bulunması, veri sorumlusunun meşru menfaati ile KVKK madde 6 kapsamındaki özel nitelikli veriler için açık rıza hükümleri uygulanmaktadır. 5651 sayılı Kanun uyarınca trafik verilerinin saklanmasına ilişkin yükümlülükler ayrıca yerine getirilir.
Saklama Süreleri
Kişisel veriler, okulun belirlediği politikalara ve ilgili mevzuattaki süreler doğrultusunda saklanır. Kullanıcı hesabına ilişkin veriler, hesap silindiğinde mevzuata uygun şekilde anonimleştirilir veya silinir. Diğer verilerin saklama süreleri, okulun talimatları ve ilgili mevzuat hükümlerine göre değişiklik gösterebilir.
KVKK Kapsamındaki Haklar
Kullanıcılar; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını ve bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını sorgulama, aktarıldığı kişileri öğrenme, verilerin düzeltilmesini ya da silinmesini talep etme, işleme faaliyetlerine itiraz etme ve KVKK’nın 11. maddesinde düzenlenen diğer haklarını kullanabilir. Bu talepler veri sorumlusu olan ilgili okula yöneltilmelidir. SiberUzay, veri işleyen olarak yalnızca okulun talimatlarına göre işlem yapar.
Başvuru
KVKK kapsamındaki tüm başvurular ilgili okula yapılmalıdır. SiberUzay, veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmediğinden bireysel başvuruları doğrudan işleme alamaz; yalnızca veri sorumlusunun talebi doğrultusunda işlem yapabilir.
Çerez Kullanımı ve Google Analytics
Bu bölüm yalnızca okulaile.com tanıtım sitesini kapsar; okul ve giriş yapılan uygulama süreçlerinden ayrıdır. Web sitesi bakımından veri sorumlusu SiberUzay Teknolojileri Anonim Şirketi’dir.
Çerezleri neden kullanıyoruz?
Çerezler, ziyaret ettiğiniz sitelerin tarayıcınızda sakladığı küçük metin dosyalarıdır. Sitemizde ziyaret ve sayfa kullanım istatistiklerini değerlendirmek, siteyi iyileştirmek için Google Analytics 4 (GA4) kullanılır.
Analitik çerezler yalnızca açık rızanızla çalışır (KVKK madde 5/1). İzin vermeden Google Analytics yüklenmez ve analitik ölçüm gönderilmez. Reddetmeniz sitenin kullanımını etkilemez. Bu izin reklam veya pazarlama amacıyla alınmaz.
Hangi veriler işlenir?
İzin verdiğinizde tarayıcı, cihaz ve dil bilgileri; ziyaret edilen sayfalar, etkileşim ve oturum bilgileri ile çerez tanımlayıcıları otomatik olarak toplanabilir. IP adresiniz, hizmetin sunulması ve yaklaşık konumun belirlenmesi için Google tarafından işlenebilir. Ölçüm verileri analiz hizmetini sunan Google’a aktarılır ve Türkiye dışında işlenebilir.
Kullanılan analitik çerezler
| Çerez | Sağlayıcı | Amaç | Saklama süresi | Taraf niteliği |
|---|---|---|---|---|
_ga |
Google Analytics (GA4) | Ziyaretçileri çerez tanımlayıcısıyla ayırt etmek | 2 yıl | Birinci taraf |
_ga_EJ9N6FGDP4 |
Google Analytics (GA4) | Oturum durumunu korumak | 2 yıl | Birinci taraf |
Bu çerezler yalnızca izninizden sonra oluşturulur. Süreleri sonraki izinli ziyaretlerde yenilenebilir veya tarayıcı ayarları nedeniyle kısalabilir.
Tercihinizi nasıl değiştirebilirsiniz?
Sayfanın altındaki Çerez Tercihlerini Yönet bağlantısından seçiminizi istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Analitiği kapatıp Tercihleri Kaydet düğmesine basarak veya Reddet seçeneğini kullanarak izninizi geri alabilirsiniz. Yeni ölçümler durdurulur ve ilgili analitik çerezler temizlenir. İzninizi geri almanız, daha önce Google’a iletilen verileri kendiliğinden silmez.
Tercihiniz, her ziyaretinizde yeniden sorulmaması için tarayıcınızın yerel depolama alanında 180 gün geçerli olacak şekilde saklanır. Bu tercih kaydı analitik çerez değildir. Site verilerini silmeniz veya tarayıcı depolamasını engellemeniz durumunda yeniden seçim yapmanız gerekebilir. Paneli kapatmak veya siteyi kullanmaya devam etmek izin verdiğiniz anlamına gelmez.
Haklarınız ve iletişim
KVKK madde 11 kapsamında verilerinizin işlenmesi, amacı ve aktarıldığı kişiler hakkında bilgi alma; düzeltme, silme veya yok etme ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme; yalnızca otomatik analizle aleyhinize doğan sonuçlara itiraz ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarınız vardır. Web sitesiyle ilgili talepleriniz ve başvuru yöntemleri hakkında bilgi için bilgi@okulaile.com adresinden bize ulaşabilirsiniz. Resmî başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki koşullara tabidir.